Ombudsdienst

“Een ombudsman komt tegemoet aan de behoefte om een conflict rustig, zonder passies, op te lossen.”
(R. Andersen) 

Discreet contact opnemen met de ombudsdienst van de RIBZ kan via ombudsdienst@ribz.be.

De ombudsfunctie binnen de RIBZ wordt ingericht ten behoeve van :

  1. Leerkrachten NCZ;
  2. Ouders van leerlingen NCZ;
  3. Leerlingen NCZ,

in geval van klachten over of onenigheden met:

  • Inspectieleden NCZ;
  • Leerkrachten NCZ;
  • Andere(n),

naar aanleiding van een concrete handeling die door een individuele persoon uit één van deze categorieën werd gesteld.

De bevoegdheden van ombudsman/vrouw situeren zich binnen het volgende ‘beoordelingskader’ (gedeeltelijk naar analogie met de Vlaamse Ombudsdienst) :

De ombudsnormen vallen uiteen in twee groepen :

  • De behoorlijkheidsnormen (1 t.e.m. 5);
  • De zorgvuldigheidsnormen (6 t.e.m. 10).

Ook de inspectieleden van de RIBZ, kunnen in geval van problemen en (interne) conflicten bij de ombudsman/vrouw van de RIBZ terecht.

 Ombudsnorm 1 : overeenstemming met het recht

Betreft de correcte toepassing van de regelgeving in de brede betekenis van het woord.

 Ombudsnorm 2 : afdoende motivering

De leraar / inspecteur-adviseur NCZ verduidelijkt en motiveert op een afdoende manier zijn/haar beslissingen en zijn/haar optreden en vermeldt de redenen waarop hij/zij zich baseert.

 Ombudsnorm 3 : gelijkheid en onpartijdigheid

Gelijke gevallen worden op een gelijke manier en onpartijdig behandeld. Een variant van dat principe is het niet-discriminatiebeginsel.

 Ombudsnorm 4 : rechtszekerheid en gerechtvaardigd vertrouwen

De inspecteur-adviseur NCZ waarborgt duidelijkheid en zekerheid over de geldende rechtsnormen. De leerkrachten NCZ moeten eenduidig kunnen weten wat hun rechten en plichten zijn.

 Ombudsnorm 5 : redelijkheid en evenredigheid

In de afweging van keuzemogelijkheden geeft de inspecteur-adviseur / leraar NCZ voldoende gewicht aan de belangen van de leraren / leerlingen NCZ. Nadelen voor de betrokkenen worden zoveel mogelijk beperkt.

 Ombudsnorm 6 : correcte bejegening

In de contacten binnen de uitvoering van zijn/haar opdracht stelt de inspecteur-adviseur / leraar NCZ zich fatsoenlijk, beleefd en hulpvaardig op.

 Ombudsnorm 7 : actieve dienstverlening

De inspecteur-adviseur / leraar NCZ verstrekt de individuele betrokkene ongevraagd de gericht informatie en hulp die voor de betrokkene nuttig is, of verwijst daarvoor zo gericht mogelijk door.

 Ombudsnorm 8 : deugdelijke correspondentie

De manier waarop de inspecteur-adviseur / leraar NCZ omgaat met brieven en verzoeken, is voor de betrokkene belangrijk (impliceert redelijke behandelingstermijn).

 Ombudsnorm 9 : vlotte bereikbaarheid

De inspecteur-adviseur / leraar NCZ moet zowel elektronisch als fysiek voldoende bereikbaar zijn.

 Ombudsnorm 10 : respect voor de persoonlijke levenssfeer

In de omgang met de leraar / leerling NCZ wordt de privacy van de betrokkene gerespecteerd.

Werkwijze

Aard van de klachten

De behandelde klachten zijn duidelijk te onderscheiden van klachten over (de inhoud van) beoordelingen of adviezen die de inspecteur-adviseur NCZ bekend maakt in het kader van zijn decretale opdracht. Hiervoor worden de beroepsprocedures voorzien in de deontologische richtlijnen voor de leerkrachten NCZ.

Klachten onderzoeken en bemiddelen

De ombudsman/vrouw moet klachten onderzoeken over de handelingen en de werking van de leraren en inspectieleden NCZ en daarbij bemiddelend optreden. Hij/zij moet dus proberen de standpunten van de klager en de RIBZ te verzoenen.

Doorverwijzen

Als een klacht binnenkomt die de ombudsman/vrouw niet kan behandelen, dan moet hij/zij de aanklager doorverwijzen. Daarbij wordt getracht zo gericht mogelijk door te verwijzen. In sommige gevallen kan aan de instantie of persoon waarnaar wordt doorverwezen, worden gevraagd om op de hoogte te worden gehouden van het gevolg dat aan de doorverwezen klacht wordt gegeven.

Toezien op de naleving van

  • de deontologische richtlijnen voor de leraar NCZ : in het geval van een klacht over een leerkracht;
  • de deontologische richtlijnen voor de inspecteur-adviseur NCZ : in het geval van een klacht over een inspecteur-adviseur.

Ontvankelijkheidsonderzoek

Zodra de ombudsman/vrouw over alle nodige gegevens beschikt, onderzoekt hij/zij of er van de klacht een dossier kan worden gemaakt. Is dat niet het geval, dan brengt de ombudsman/vrouw de aanklager daarvan op de hoogte. Als van de klacht een dossier wordt gemaakt, dan krijgt de aanklager dat binnen de twee weken te horen.

Inhoudelijk onderzoek

De ombudsman/vrouw contacteert de betrokken leraar / inspecteur-adviseur NCZ om uitleg te vragen over de feiten waarover een klacht werd neergelegd. De aanklager krijgt nadien een samenvatting van het antwoord (de antwoorden), waarbij gevraagd wordt naar een reactie van de aanklager. De ombudsman/vrouw neemt dan opnieuw contact op met de betrokken leraar / inspecteur-adviseur NCZ in een poging om tussen de klachtindiener en de leraar / inspecteur-adviseur NCZ te bemiddelen.

Beoordeling

Als de ombudsman/vrouw meent voldoende elementen te hebben, geeft hij/zij een voorlopige beoordeling of kwalificatie aan de klacht en vermeldt hij/zij de ombudsnormen die eventueel geschonden zijn (zie boven).

De ombudsman/vrouw hanteert de volgende Kwalificaties :


1. (Deels) gegrond

De ombudsman/vrouw oordeelt dat één of meer ombudsnormen geschonden zijn en vermeldt of en in hoeverre de gegronde klacht hersteld is door de aangeklaagde :

Voldoende hersteld

Er is ofwel volledig herstel ofwel gedeeltelijk herstel, maar de klacht is niet verder herstelbaar.

Na aandringen voldoende hersteld

Het volledige of gedeeltelijk herstel heeft pas plaatsgevonden in de verdere bemiddeling.

Verder te herstellen

Er is al gedeeltelijk herstel, maar verder herstel is nog mogelijk.

Nog te herstellen

Er is nog geen enkel herstel, terwijl volledig of gedeeltelijk herstel wel mogelijk is.

Niet herstelbaar

Herstel is door de aard van de klacht niet mogelijk.

2. Terechte opmerking

De klacht of vraag kan worden beschouwd als nuttig en waardevol signaal om het optreden van de leerkracht / inspecteur NCZ te verbeteren. Er is geen sprake van een ernstige schending van één of meer ombudsnormen.

3. Ongegronde klacht

Er valt geen schending van een ombudsnorm aan te rekenen.

4. Beleidsaanbeveling

Er is geen fout gemaakt, maar in algemene zin is de klacht wel gegrond, omdat er sprake is van een onaanvaardbare situatie. Daarom is een beleidsaanbeveling naar de RIBZ nodig.

5. Geen oordeel mogelijk

De klachten of vragen zijn betwistbaar en er valt niet uit te maken of er een schending van één of meer ombudsnormen heeft plaatsgevonden.

6. Andere

Deze kwalificatie slaat onder meer op klachten die ingetrokken werden of die zonder voorwerp zijn geworden.


De ombudsman/vrouw brengt de aanklager en aangeklaagde op de hoogte van die beoordeling met de nodige motivering. Bij klachten die voorlopig als ‘gegrond en niet hersteld’ of ‘terechte opmerking’ gekwalificeerd worden, tracht de ombudsman/vrouw alsnog met de aangeklaagde tot een oplossing te komen. Het laatste kan leiden tot nieuwe bemiddelingspogingen.

Blijft een oplossing uit, dan brengt de ombudsman/vrouw het dossier over aan de Raad van Bestuur van de RIBZ.